(ERA 2010-09-28)
Trafikverket är en Sveriges största elförbrukare. Av verkets totala elanvändning svarar tågverksamheten för cirka 75 procent. Nu skapar verket bättre kontroll på sina energifakturor i "molnet".
Varje månad får Trafikverkets 9 000 anläggningar en faktura från någon av sina 180 leverantörer. Nu automatiseras stora delar av Trafikverkets rutinfakturor, vilket skapar stora möjligheter för kostnadsbesparingar samt effektivare inköp, kontroll och bättre underlag för framtida upphandlingar. Allt organiseras i IT-bolaget eBuilders Cloud Travel Process plattform och ett tillägg där.
Med den nya funktionen kan verkets handläggare följa upp, godkänna och attestera de drygt tvåhundra tusen energifakturor som årligen skickas till den energiintensiva verksamheten. Trafikverket förbrukar årligen cirka 2 600 gigawattimmar vilket i sin tur motsvarar knappt två procent av Sveriges totala elanvändning.
Man har länge använt Cloud Travel Process, som är en tjänst för resehantering – levererad som en molntjänst via webben av eBuilder. Med den har en stor del av verkets hantering av tjänsteresor automatiserats och förenklats. Genom att ha tjänsteresehanteringen samlad på ett ställe är det möjligt att få kontroll över hela verksamhetens affärsresehantering och automatisera många manuella administrativa arbetsuppgifter.
– Nyttan och samordningsvinsten av att arbeta med tjänsten över ett helt verksamhetsområde är ovärderlig för ett reseintensivt företag som Trafikverket, säger Anders Hedberg, som är Travel Manager på Trafikverket.
- Som kund ska du alltid leta efter de ytterligare möjligheter som en befintlig teknologisk plattform kan ge. På Trafikverket har vi identifierat lösningar som kan effektivisera verksamheten ytterligare, säger Lars Ringsby, en av grundarna av eBuilder och ansvarig för Business Development.
- Trafikverket är en av Sveriges största elförbrukare. Av den totala elanvändningen svarar tågverksamheten för cirka 75 procent. Varje månad får våra 9 000 anläggningar en faktura från någon av våra 180 leverantörer, berättar Lars Johansson, som är ansvarig för Trafikverkets inköp av elektricitet.
Med den nya lösningen från eBuilder kan alla dessa fakturor behandlas snabbare, säkrare och mer resurseffektivt, enligt Trafikverket. Tilläggstjänsten gör det möjligt att enkelt hantera stora volymer av rutinfakturor, genom att automatisera flera steg i fakturahanteringen från exempelvis teleleverantörer, energiföretag och fastighetsbolag.
Fakturorna hanteras elektroniskt och automatiskt hos både leverantör och kund vilket ger stora möjligheter för besparingar för båda parter.
– En av de största fördelarna med tjänsten är att den tillåter oss att ”bunta ihop” stora volymer av rutinfakturor på en gång och kontrollera och attestera dem samtidigt och automatiskt mot ingångna avtal – med en enkel knapptryckning, istället för att vi manuellt lägger tid på varje enskild faktura. Det kommer förstås att ge oss en stor tidsbesparing, berättar Lars Johansson.
Genom att använda den befintliga plattformen för Cloud Travel Process kan Trafikverket dra nytta av de verktyg för statistik och kostnadsuppföljning som används inom affärsresehanteringen.
Vad Lars Johansson beskriver är en av de stora fördelarna är att kunna ha en automatisk kontroll, kontering och attestering. Han menar också att den nya processen för fakturakontroll kommer att leda till effektivare inköp och upphandlingar eftersom uppföljnings- och statistikmöjligheterna gör det enklare att säkra att fakturorna avser en av verkets anläggningar, att de distribueras rätt internt och skapar en grund för bättre förhandlingar och avtal med leverantörerna.
Trafikverket startades den 1 april 2010, och omfattar den tidigare verksamheten vid Banverket och Vägverket samt vissa verksamheter vid SIKA, Sjöfartsverket och Transportstyrelsen. Verksamheten har cirka 6500 anställda och huvudkontoret ligger i Borlänge. Verksamhetsidén är att aktivt delta i samhällbyggnad genom att planera, förvalta och utveckla ett samhällsekonomiskt effektivt och hållbart transportsystem.
eBuilder är en globalleverantör av Cloud Processer som hjälper företag och organisationer att ta kontroll över och styra sina värdenätverk för resor, inköp och logistik. eBuilder är unika i att leverera flera processer på samma plattform samt att kundanpassa både integrationer och processer. Idag har eBuilder kunder över 60 länder och över 150 anställda. Verksamheten sköts från huvudkontoret i Stockholm och man har egna kontor i Australien och Sri Lanka, samt representationskontor i Finland och i Kina.
PJ
